Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı
-
sksdb@gelisim.edu.tr
EBYS Hazırlama Yönergesi
-
Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı
-
İçerik
EBYS Hazırlama Yönergesi
EBYS Ana Sayfa
Ders içi olmayan tüm etkinlik formları (Öğrenci Kulüpleri etkinlikleri dahil) “Etkinlik Formu Güncel” sekmesinden doldurulmalıdır.
Etkinlik Formu Güncel “BELGE”
“BELGE” sekmesinde doldurulması gereken iki (2) kısım mevcuttur. Bu sekmelerden ilki “Belge Paraf Makamı” olarak belirlenmiştir. Bu sekmede seçilmesi gereken paraf makamı etkinliği hazırlayan belge sahibinin unvan olarak bir üstü olması gerekmektedir (Bölüm Başkanlığı/Fakülte Dekanlığı). Etkinlik formlarında “İSTANBUL GELİŞİM ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ” seçilmemelidir!
İkinci sekme olan “Belge Dosya Planı” ise etkinlik formuna uygun olacak şekilde seçilmelidir.
Kulüp Etkinlikleri Örneği: 309.00.00.00 Öğrenci Toplulukları, Birlikleri vb. > 309.01.00.00 Sosyal-Kültürel Amaçlı
“Belge Açıklama” sekmesine yazılan konu açıklamaları ve etkinlik detayları dikkate alınmayacaktır. İlgili veriler “EK ÜST VERİ” sekmesinde bulunmalıdır.
Etkinlik Formu Güncel “EK ÜST VERİ”
“Etkinlik Sahibi” sekmesine ilgili etkinliğine sahiplik eden fakülte, bölüm, idari birim veya öğrenci kulübü yazılmalıdır.
“Etkinliğin Adı/Sloganı” sekmesine etkinliğin afişlerde görünmesi istenen adı yazılmalıdır.
“Etkinliğin Lisanı” sekmesi etkinliğin diline göre seçilmelidir.
“Etkinliğin Türkçe Adı” sekmesine etkinliğin Türkçe adı yazılmalıdır.
“Etkinliğin İngilizce Adı” sekmesine etkinliğin İngilizce adı yazılmalıdır.
“Etkinliğin Türkçe Konusu/Amacı” sekmesine etkinlikle ilgili mevcut olan tüm veriler detaylı bir şekilde yazılmalıdır.
Detaylar:
-Etkinliğin konusu,
-Etkinliğin amacı,
-Etkinlikte ne yapılacağı,
-Etkinliğin neden yapılacağı,
-Etkinliğin nasıl yapılacağı,
-Etkinliğin katılımcılara nasıl bir katkı sağlayacağı.
“Etkinliğin İngilizce Konusu/Amacı” sekmesine yukarıdaki verilerin doğru bir çevirisinin girilmesi gerekmektedir. Metinin doğruluğu kontrol edilerek çeviri hizmetleri kullanılabilir.
Not: İlgili sekmeler küçük görünmesine rağmen harf sınırı bulundurmamaktadır. Bu sekmelerde yeterli veri bulunmadığı takdirde ilgili etkinlik formu doğrudan iade edilecektir.
Not: İlgili detayların harmanlanmış şekilde bir metin haline getirilmesi ve ilgili boşluklara yazılması gerekmektedir. Maddeler halinde yazılan açıklamalar kabul edilmeyecektir.
Not: Konu açıklamaları içerisinde iş akışı halinde metin bulunmamalıdır. İş akışı içerikli metinler için ilgili sekmeler kullanılabilir (Etkinliğin İş Akışı Bülteni)
Etkinliğin Kurum içi veya Kurum dışı bilgisi seçilmelidir.
“Konferans Salonu” sekmesinde etkinliğin gerçekleştirileceği konferans salonu seçilmelidir. Etkinlik listedeki bir salonda gerçekleştirilmeyecek ise etkinliğin gerçekleştirileceği bölge “Ortam Adı (Derslik, Bahçe, Fuaye)” sekmesinde net bir şekilde belirtilmelidir. Seçili bir “Konferans Salonu” mevcut ise “Ortam Adı” yazılmamalıdır.
Ortam Adı Örneği: A Blok E209 Numaralı Derslik
Not: Online etkinliklerde, etkinliğin gerçekleştirileceği online platformun linki belge içerisinde mevcut olmalıdır.
"Etkinliğin Türü” sekmesinde ilgili etkinlik türü seçilmelidir. Sekmeye tıkladığınızda boş bir sayfa sizi karşılayabilir. Bu durumda açılan sekmenin sağ tarafındaki kaydırma çubuğunu kullanarak etkinlik türlerine erişebilirsiniz.
“Etkinliğin Kategorisi” sekmesinde ilgili etkinlik kategorisi seçilmelidir. Yukarıda bulunan etkinlik türü açıklamasındaki boş sayfa durumu bu sekmede de mevcuttur. Yukarıda açıklandığı şekilde ilerleyebilirsiniz.
Not: Etkinlik bir "Sosyal Sorumluluk Projesi" dahilinde gerçekleştiriliyor ise ilgili etkinliğin "Proje Dosyası", belge içerisinde "EKLER" sekmesinde yüklü olmalıdır
“Etkinliğin Tarihi ve Saat Aralığı” sekmesine etkinliğin gerçekleştirileceği tarih ve saat aralığı sol boşluktan sağ boşluğa doğru başlangıç ve bitiş olmak üzere doldurulmalıdır.
Not: İlgili EBYS Formu etkinlikten 10 gün önce doldurulmalıdır. 10 gün sınırına uymayan etkinlikler doğrudan iade edilecektir. Etkinlik formunu eksiksiz ve zamanında doldurmak etkinlik sahiplerinin sorumluluğundadır.
“Etkinliğe Katılacak Konuşmacı/Misafir GSM/e-posta” sekmesine etkinliğe katılacak kişinin katılımcı durumu (Öğrenci, Personel, Dış Katılımcı) işaretlenmeli ve mevcut ise katılımcı e-postası boşluğa yazılmalıdır.
“Etkinlik Kime Hitap Ediyor” sekmesine etkinliğin hitap ettiği kesim (Öğrenci, Akademi, Dış Katılımcı vb.) seçilmelidir.
“Etkinliğin İş Akışı Bülteni” etkinliğin iş akışına göre düzenlenen bir metin olmalıdır.
Örnek İş Akışı: 09:00 Etkinliğin başlangıcı. 11:00-12:00 Öğle arası. 12:00-14:00 Etkinliğin son oturumu. 14:30-15:00 Soru-cevap.
“Plaket” sekmesinde katılımcının unvanı, ismi ve soy ismini yazarak plaket talep edebilirsiniz. “Talep ediyorum” veya “İstiyorum” şeklinde yazılan plaket talepleri dikkate alınmayacaktır. Unvanın mevcut olmadığı noktada isim ve soy isim yeterlidir.
Not: Kurum içi personel için plaket talebi yapılamamaktadır.
“Etkinliğin Sürdürülebilir Kalkınma Amaçları (SDG)” sekmesinde etkinliğin ilgili olduğu BM Sürdürülebilir Kalkınma Amacı en az bir (1) amaç olacak şekilde işaretlenmelidir.
Not: BM Sürdürülebilir Kalkınma Amacı içermeyen etkinlikler doğrudan iade edilecektir.
Not: İlgili etkinliğin içeriğine göre uygun olan “Sürdürülebilir Kalkınma Amacı/Amaçları” seçilmelidir. Etkinliğinizin hangi amaçları kapsadığını kontrol etmek için https://turkiye.un.org/tr/sdgs web sayfasını ziyaret edebilirsiniz.
“İkram/Yemek Talebi” sekmesini sadece etkinlik yemekli olacak ise saatini belirterek işaretleyiniz.
Not: Sadece tüm gün sürecek olan etkinliklerde kullanılabilir
Not: "Talep ediyorum" seçeneği işaretlenerek gönderilen ve detayları belirtilmeyen yemek taleplerine destek verilmeyecektir ve ilgili EBYS Formu iade edilecektir.
“Misafir İçin Yemek Talebi” sekmesini sadece dış katılımcı için yemek talep ettiğiniz durumlarda işaretleyiniz.
Not: "Talep ediyorum" seçeneği işaretlenerek gönderilen ve detayları belirtilmeyen yemek taleplerine destek verilmeyecektir ve ilgili EBYS Formu iade edilecektir.
“Kuru Pasta İkramı/Saat Bilgisi” sekmesini ikramlık talep ettiğiniz durumlarda saat belirterek işaretleyiniz.
“İçecek İkram/Saat Bilgisi” sekmesini içecek ikram ettiğiniz durumlarda saat belirterek işaretleyiniz.
“Etkinlik Misafir Ulaşım Talebi veya Ulaşım Talebi” sekmelerine etkinliğinizin servis taleplerinin girişini yapabilirsiniz. Servis talepleri net ve eksiksiz olmalıdır. Servisin kalkış yapacağı bölge ve saati, dönüş yapacağı bölge ve saati, gidilecek bölgenin açık adresi, kişi sayısı ve etkinliğe katılması zorunlu olan tam zamanlı akademik personelin iletişim numarası mevcut olmalıdır.
Not: Servis taleplerinde eksik veri olması halinde ilgili EBYS Formu doğrudan iade edilecektir.
Etkinliğe davetli bir dış katılımcı mevcut ise ilgili katılımcının CV belgesi gereklidir.
Etkinlikle ilgili teknik bir talep mevcut ise “EK ÜST VERİ” sekmesinden ilgili talep sekmeleri doldurulabilir (Laptop, Ses/Işık, Mikrofon vb.).
Belge tamamlandıktan sonra "İmzasız Kaydet & Gönder" seçeneğine tıklayarak belge rotaya eklenmelidir.
