Ulusal ve Uluslararası Konferanslar İçin İş Akış Listesini İnceleyebilirsiniz;

 

SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI ULUSAL VE ULUSLARARASI KONFERANS İŞ AKIŞ LİSTESİ
Yapılması Planlanan İş
1.	Etkinlik Sahibi, etkinliği planladı mı?
2.	Planlanan etkinlik için mekan, tüm talepler, sosyal aktivite önerileri belirlendi mi?
3.	Etkinliğin planlanmış dosya sunumu EBYS üzerinden sisteme; açık, anlaşılır ve tüm taleplerin belirtildiği şekilde girişi yapıldı mı?
4.	Eğer planlanan etkinlik Uluslararası bir etkinlik ise Etkinlik Planlanma aşamasındayken; Etkinliğin web sitesinin Bilgi İşlem ile; Kurumsal Kimliği ve duyuru planlamalarını Kurumsal İletişim ile; Tanıtım Çantası hediyelerinin Halkla İlişkiler ve Tanıtım ile etkinlik planlanırken detaylandırılması gerekir.
5.	Etkinliğin Organizasyon Sorumluları kimdir? Belirlenmeli ve Etkinlik Talep Formunda belirtilmeli. Uluslararası bir etkinlik ise etkinlik komitesi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile paylaşılmalı; Organizasyon günü görev ve yetkinlikler koordineli şekilde sürdürülmelidir.
6.	Etkinlik Sahibi tarafından; etkinliğe konuşmacı olarak katılacak misafirlerin davetleri ve Duyuru planlamalarının yapılması koordine edilir.
7.	Bir etkinliğin sağlıklı şekilde organize edilmesi için etkinlikten en fazla 15 (on beş) gün önce etkinlik formunu sisteme işlemeli ve takip etmelidir. Uluslararası Konferanslar için en fazla 1 (bir) ay önceden etkinlik izinleri alınmış olmalıdır.
8.	Etkinlik ile alakalı öncelikli olarak; programı asıl tanıtacak materyaller planlanmalı. Örneğin: Afiş gibi. Uluslararası Konferanslarda ekstra talep edilen; Yaka kartı, Hoşgeldiniz Branda, Kırlangıç Bayrak, Program Akış Kitapçığı, Teşekkür Belgesi(Metni ve Katılımcı İsimleri ile), Roll up, Yönlendirme Tabelası, Masa isimlikleri(İsimleri ile) Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı koordinesinde Kurumsal İletişim Müdürlüğü ile en az 1 (bir) ay önceden planlanmaya başlamalıdır.
9.	Farklı illerden ya da farklı ülkelerden üniversitemize etkinlik kapsamında gelecek misafirler için talep edilen ulaşım imkanı etkinlikten en az 15 (on beş) gün önce Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bildirilmelidir. Ulaşım detayları için; Hangi ulaşım yolu ile, hangi sefer saatinde, nereden bineceği ve nereye ineceği açıkca belli edilmelidir. Uluslararası ulaşımı sağlanacak misafirlerin Pasaportunun ön yüzünün fotoğrafı & İletişim Bilgileri & İsim Soyisiminin Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına ayrıca iletilmelidir.
10.	Etkinlik kapsamında üniversitemize misafir olan misafirler için talep edilen konaklama imkanı üniversitenin anlaşmalı olduğu hoteller ile sağlanır. Konaklama imkanı için; misafirin İsim Soyisim & TC Kimlik Numarası & İletişim Bilgilerinin Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına etkinlikten en az 15 (on beş) gün önce bildirilmesi gerekmektedir.
11.	Etkinlikler kapsamında talep edilen Simultane Tercüme desteği anlaşmalı firmalar tarafından Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından Satın Alma ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile koordine edilir. Gelişim Tower Oditoryum hariç bütün mekanlara kabin kurulması gerekmektedir. Simultane talebinin etkinlikten en az 15 (on beş) gün önce koordine edilmesi gerekmektedir. Simultane ve tercüman dili belirlenmeli, çevirisi yapılacak konuşmaların içerikleri Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına ayrıca iletilmelidir.
12.	Etkinlik kapsamında sosyal aktiviteler planlanacaksa ve etkinlik bütçeli ise planlanan gezi etkinlik sahibi tarafından koordine edilir. Etkinlik bütçeli değilse en az 15 (on beş) gün önceden planlanan sosyal aktiviteler Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nın Dış Paydaşlarında yer alan kurumlar doğrultusunda organize edilir ve bütçe planlaması Mütevelli Heyetinin oluruna tabi tutulur.
13.	Etkinlikler kapsamında Skype vb. yazılımlar gibi teknik donanım gerektiren etkinlik içerikleri için en az 1 (bir) hafta öncesinden Bilgi İşlem Daire Başkanlığına yazılı ya da sözlü bilgi geçilmelidir.
14.	Konferanslarda talep edilen öğlen yemeği hizmeti üniversitenin anlaşmalı kurum ve kafelerinden sağlanır. Uluslararası Konferanslarda, etkinlik sahibi menüleri ve günlük kişi sayılarını belirlemeli Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına etkinlikten en az 1 (bir) hafta önce iletmelidir.
15.	Konferanslarda talep edilen Ring (Metrobüsten > Fakülteye / Fakülteden > Metrobüse) ya da Transfer (Nereden saat kaçta alınacak, nereye saat kaça bırakılacak?) talepleri planlanarak Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bildirilir. Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı ile koordine edilir.
16.	Etkinlikte sunulacak ikram talepleri Sağlık, Kültür ve Spor Daire başkanlığı tarafından programda yazan saatler doğrultusunda koordine edilir. İkram içeriklerinin detayları İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığının oluru ile koordine edilir, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı değişiklik hakkını saklı tutar.
17.	Etkinlik kapsamında talep edilen malzemelerin Satın Alınması gerekiyorsa, taleplerin birim birim listelenip (mümkünse alınacak yer ve linkleri ile) Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına etkinlikten en az 1 (bir) hafta önce iletilmesi gerekir. Satın alınan malzemeler, etkinlikten en az 1 (bir) gün önce Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı koordinesi ile Etkinlik Sahibine iletilir.
18.	Etkinlik kapsamında Projeksiyona, Elektronik Kürsüye ya da Totem Led Ekranlara uygulanacak görseller en az 1 (bir) iş günü öncesinden Bilgi İşlem Daire Başkanlığına mail ( bim@gelisim.edu.tr ) geçilmelidir.
19.	Etkinlik alanında bulunması gereken Su Sebili, Koltuk, Masa, Sandalye, Masa Örtüsü gibi demirbaşlar Destek Hizmetleri tarafından Etkinlikten 1 (bir) gün önce koordine edilir.
20.	Oturma düzeni, protokol düzeni gibi detaylar Etkinlik Sahibi tarafından koordine edilir.
21.	Etkinlik günü; Mekan ve alan kontrolleri Etkinlik Sahibi ve Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından kontrol edilir.
22.	Etkinlik bitiminde; Etkinlik Sahibi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına etkinlik detaylarını yaşanan olumlu/ olumsuz durumları rapor etmelidir. Etkinlik Uluslararası Konferans ise etkinliğe katkı sağlayanların Dataları, Yazılan Makalelerin özetleri ve tam metinleri, Yazarların fotoğraflı CV'leri ile birlikte detaylı raporun Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına en az 15 (on beş) gün sonra iletilmesi gerekmektedir.
	Önemli Notlar: • Etkinliğin sunucusu mümkünse kurum içinden deneyimli birisi olmalıdır. Mümkün değilse ilgi bölümlerden / öğretim üyelerinden / öğrencilerden destek alınmalı sorumluluk etkinliği gerçekleştiren birime / fakülteye bırakılmalı takibi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından yapılmalıdır. • Uluslararası Konferanslarda: Türk basınının büyük çoğunluğu İngilizce bilmemektedir. Basına açık bir etkinlik yapıldığı taktirde, etkinliğin ana dili Türkçe değilse simültane tercümenin olması gerekmektedir. Bu hususlara dikkat edilmediği taktirde basın mensuplarının çağrılmamalıdır.

 
 

İstanbul Gelişim Üniversitesi’nde, düzenlenen tüm etkinlikler için toplamda 1500 kişilik 5 ayrı toplantı ve konferans salonu, 3000 m2 den fazla 5  ayrı fuaye alanı bulunmaktadır.

→E Blok Tusi Konferans Salonu (264 Kişi)

→  F Blok YDYO Konferans Salonu (190 Kişi)

→Gelişim Tower K Blok Firnas Oditoryum – Gelişim Tower Yerleşke (147 Kişi)

→Prof. Dr. Aziz SANCAR Konferans Salonu - G Blok (190 Kişi)

→J Blok Mehmet Akif ERSOY Konferans Salonu (600 Kişi)

 

 

Nasıl Kulüp Kurabiliriz? 

(1) Üniversitede önlisans ve lisans kayıtlı olan ve herhangi bir disiplin cezası almamış en az öndört kurucu öğrenci üye tarafından kurulur.
(2) Öğrenci kulüpleri, amaçlarına uygun isimler alır ve aldıkları isme uygun faaliyette bulunurlar. İsmi ve/veya amacı aynı olan birden fazla kulüp kurulamaz.
(3) Kulüp başvuruları her akademik yılın başlangıç tarihinden itibaren 6 (altı) hafta içerisinde tamamlanır.
(4) En az on dört lisans ya da ön lisans öğrencisi, öğrenci belgeleri ile birlikte Kurucu Üye olarak, kurmak istedikleri kulüb için kulüb başvuru formunu (EK.1), bir Öğretim Elemanının kulüp danışmanlığını kabul ettiğine dair imzalı belgeyle (EK.2), SKS Daire Başkanlığına başvurur. Kulüp başvuru formunda önerilen kulübün faaliyet alanı, daha önce kurulmuş faal bir kulüple birebir benzerlik taşımamalıdır. Kulüp kurma başvurularını alan Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Öğrenci Etkinlikleri Direktörü, formları inceler; eğer varsa öğrencilerin eksiklerini tamamlamalarına yardımcı olarak görüş bildirir, geri dönüşümde bulunur ve başvurunun sağlıklı yapılması için teşvik eder. Yapılan incelemede bir eksiklik bulunmazsa; bu konudaki görüş yazısıyla birlikte başvuru dilekçesi ve ekleri Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kurulu’na sunulur. Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kurulu tarafından onaylanan kulüpler resmi olarak açılmış demektir.
(5) Öğrenci Kulüpleri Koordinasyon Kurulu’nun kulüp açma onayı alındıktan sonra, kurucu üyeler tarafından Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu belirlenir. Kulüp Yönetim Kurulu, Başkan, Başkan Yardımcısı, Yazman, Sayman, ve bir asil üyeden oluşur, kulüp Denetim Kurulu üç asil, bir yedek üyeden oluşur. Yönetim kurulu belirlendikten sonra, gerekli tüzük hazırlığına başlarlar. “Öğrenci Kulübü Tüzüğü” (EK.3) Öğrenci Kulüpleri Yönergesine uygun olarak hazırlanmalı, kulüp adını, amaçlarını, faaliyet alanlarını, yönetim organlarını ve üyelik bilgilerini belirtmeli ve kulüp danışmanına onaylatılmalıdır. Kulüp için okul tarafından alınmış olan kulüp etkinlik materyalleri, zimmet formu doldurularak (EK.4) kulüp başkanına zimmetlenir. Her kulüp kendi faaliyetlerini simgeleyecek şekilde bir ambleme sahip olmalıdır. SKS Daire Başkanlığı ve Kulüp kurucu üyeleri işbirliği ile hazırlanan amblem, Kulüp amblem formuna (EK5) entegre edilerek SKS Daire Başkanlığı’na teslim edilir. Kulüp kapsamındaki kurucu 14 üyenin, Yönetim ve Denetim Kurulları Üye Bildirim Formunu (EK.6) Kulüp kapsamında diğer aktif rollerde yer alacak üyelerin, Kulüp Üye Formunu (EK.7) doldurarak SKS’ye iletmeleri gereklidir.
(6) Kurucu üyeler tüzük taslağının her sayfasını paraflayarak Yönerge ve ona tabi olan taslağının maddelerini okuduklarını ve kabul ettiklerini beyan ederler.

EKLER
EK1-Yeni Öğrenci Kulübü Başvuru Formu
EK2-Kulüp Danışmanlığı Kabul Formu
EK3-Kulüp Açma Tüzüğü
EK4- Demirbaş Zimmet Formu
EK5- Kulüp Amblemi
EK6- Yönetim ve Denetim Kurulları Üye Bildirim Formu
EK7- Üyelik Formu
EK8- Kulüp Güncelleme Formu
EK9- Faaliyet Planı Bildirim Formu
EK10- Etkinlik Rapor Formu
EK11- Genel Kurul Tutanağı
EK12- Yönetim Kurulu Toplantı Tutanağı
EK13- Denetim Kurulu Toplantı Tutanağı
EK14-Kulüp Başkanı Atama Formu
 
♦♦♦NOT: 
♦Kulüp Evrakları bilgisayar ortamından doldurulmalı ıslak imza ile SKS'ye teslim edilmelidir. Doldurulan her formun dijital kopyası sksdb@gelisim.edu.tr 'ye mail atılmalıdır. 
♦Öğrenci Kulüp Amblemi, İstanbul Gelişim Üniversitesi Kurumsal İletişim Müdürlüğü tarafından başvuru süreci onaylandıktan sonra hazırlanır. 

ETKİNLİK SAHİBİ: Etkinliği, organizasyonu planlayan kişi ya da kişilerdir.

→Etkinlik Planlamasından sonra ki aşama etkinliği uygulama kısmıdır.

→Bir etkinliğin uygulana bilmesi için ilk adım etkinliğin Rektörlük tarafından onayının alınmasıdır. Bunun için etkinliğin planlanmış dosya sunumunun EBYS üzerinden sisteme; açık, anlaşılır ve tüm taleplerin belirtildiği şekilde işlenmesi gerekir.

→Gerekli izinler alındıktan sonra Etkinlik Sahibi talebini kontrol etmelidir. Kontrol kısmında Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile koordineli gitmelidir.

Birimler Arası İş Akışı;

→İstanbul Gelişim Üniversitesi bünyesinde bir etkinliğin gerçekleşebilmesi için EBYS üzerinden resmi izinlerin alınması Etkinlik Sahibinin sorumluluğundadır.

→Etkinlik Organizasyon Talep Formu / EBYS sistemi üzerinden Etkinlik Sahibi tarafından oluşturulur.

→Öğrenci Kulübü Etkinlik Talep Formu / Danışman hoca tarafından EBYS sistemi üzerinden oluşturulur.

→Ders Etkinlik Talep Formu / EBYS sistemi üzerinden Etkinlik Sahibi tarafından oluşturulur.

→Etkinlik Sahibi tarafından; Davet / Duyurum yapılması koordine edilir.

→Etkinlik Sahibi tarafından; Davetiye, poster, yaka kartları, konuşma kartları, vb. gibi hazırlıkları ilgili birim ile koordine eder.

→Etkinlik Sahibi tarafından; Sosyal içerikleri programların hazırlanması. Etkinlik kapsamında sosyal aktiviteler planlanacaksa ve etkinlik bütçeli ise planlanan gezi etkinlik sahibi tarafından koordine edilir. Etkinlik bütçeli değilse planlanan sosyal aktiviteler Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nın Dış Paydaşlarında yer alan kurumlar doğrultusunda organize edilir ve bütçe hesaplanması Mütevelli Heyetinin oluruna tabi tutulur.

→Oturma düzeni, protokol düzeni gibi detaylar Etkinlik Sahibi tarafından koordine edilir.

 

BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI

→Etkinlikler kapsamında Skype vb. gibi yazılımlar gibi teknik donanım gerektiren etkinlik içerikleri için en az 1 (bir) hafta öncesinden Bilgi İşlem Daire Başkanlığına yazılı ya da sözlü bilgi geçilmelidir.

→Etkinlikler kapsamında talep edilen Laptop vb. teknik donanımlar Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir.

→Etkinlik mekânında ki teknik donanımlar;

♦Ses

♦Mikrofon; Yaka, El, Masa, Kürsü

♦Işık

♦Görüntü / Projeksiyon / Elektronik Kürsü, Totem Led Ekranlar 

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir.

→Etkinlik kapsamında Projeksiyona, Elektronik Kürsüye ya da Totem Led Ekranlara uygulanacak görseller en az 3 (üç) iş günü öncesinden Bilgi İşlem Başkanlığına mail ( bim@gelisim.edu.tr ) geçilmelidir.

 

 

DESTEK HİZMETLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI

→Etkinlik için planlanan Ring Hizmeti Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir. Belirtilen saatlerde, Belirtilen Kişi Sayısında Mustafa Kemal Paşa Metrobüs Durağından Fakültelere servis imkânı Rektörlük oluru doğrultusunda gerçekleştirilebilir.

→Etkinliklerde Kurumdan Kurum Dışına; Otellere, Hava Limanı vs. gibi Ring Hizmetleri Rektörlük oluru doğrultusunda Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir.

→Etkinlik misafirlerinin Fakültelere ulaşımı konusunda; Rektörlük olurundan sonra araç, şoför müsaitliği doğrultusunda Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir. Misafirlerin ulaşımı konusunda; kişi sayısı, kişi bilgisi, adres ve iletişim bilgileri Etkinlik Sahibi tarafından koordine edilir ve Destek Hizmetlerine sunulmalıdır.

→Etkinlik ile alalı mekân / alan temizliği, kullanılan materyallerin temizliği, Destek Hizmetleri Daire Başkanlığının sorumluluğundadır.

→Etkinlik alanında bulunması gereken Su Sebili, Koltuk, Masa, Sandalye, Masa Örtüsü gibi demirbaşlar Destek Hizmetleri tarafından koordine edilir.

→Etkinlik İkram talepleri Destek Hizmetleri Tarafından organize edilir. Etkinlikte talep edilen; Soğuk / Sıcak İçecekler, İkramlar ve taleplerin saatlerine uyma Destek Hizmetlerinin koordinesi ile gerçekleşir.

→Etkinlik kapsamında mekâna / alana taşınacak her türlü malzemeler Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir.

→Etkinlikte olabilecek güvenlik önemleri ve fakültelere Giriş yapacak misafirlerin bilgileri Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından Güvenlik Birimine iletilir.

 

GENEL SEKRETERLİK

→Gerçekleşmesi planlanan etkinlikler de İdari ve Akademik kısımda ki iş ortaklığı / köprü görevi Genel Sekreterlik koordinesi ile gerçekleşir.

→Talepte bulunulan etkinliğin idari olarak olumlu / olumsuz taraflarını Genel Sekreterlik planlar ve ilgili idari birimlerden sonra ilk onay merciidir.

 

GÜVENLİK BÜRO AMİRLİĞİ

→Güvenlik Büro Amirliği, Haftalık olarak gerçekleşen etkinliklerin takibi yapmak ile yükümlüdür.

→Etkinlik kapsamında kurum içerisine, kurum dışından giriş yapacak misafirlerin bilgileri en az 1 (bir) gün öncesinden Güvenlik Büro Amirliğine bildirilmelidir.

→Etkinlik kapsamında olası güvenlik sorunları ile alakalı Güvenlik Büro Amirliği bilgilendirilmelidir.

 

HALKLA İLİŞKİLER VE TANITIM MÜDÜRLÜĞÜ

→Salon Rezervasyon işlemleri EBYS Etkinlik Formu prosesinde Rektörlük oluru doğrultusunda Halkla İlişkiler ve Tanıtım Müdürlüğü tarafından Google Takvimde ilgili birimlere açık şekilde tayin edilir.

→Ulaşımın ve konaklamanın koordine edilmesi/planlanması

→Şehirlerarası, Uluslararası, Şehir İçi, transfer işlemleri Rektörlük oluruna tabi tutulur. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı koordinesinde Satın Alma Birimi tarafından organize edilir. Etkinlik gerçekleşmeden en az 15 gün öncesinde transferin ve etkinliğin detaylarının yer aldığı Etkinlik Düzenleme Formu EBYS’den oluşturulur. Formda Misafir nereden, ne zaman hangi transfer yolu ile ulaşımı sağlanacak, bilgileri eksiksiz ve detaylı şekilde bildirilmeli. Misafir yurt dışından geliyorsa Pasaportunun ön yüzünün fotoğrafı EKLER’de paylaşılmalı. Ulaşımı sağlanacak her misafirin TC Kimlik Numarası, Misafirin İletişim Bilgileri ve İsim Soy isim ile birlikte formda yer almalı.

→Konaklamanın Koordine edilmesi/planlanması Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının koordinesi ile Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından organize edilir. Konaklama otel bilgisi üniversitenin anlaşmalı olan dış paydaşı ile organize edilir. İstanbul Gelişim Üniversitesi konaklama yerinin değişmesi hakkını saklı tutar.
Konaklama yapacak misafirlerin İsim, Soy isim, İletişim Bilgileri, TC Kimlik Numarası, formda açıkça yer almalı, misafir otele ne zaman giriş yapacak / ne zaman çıkış yapacak açıkça belli edilmelidir.

→Etkinlikte misafirlere verilecek olan üniversiteyi tanıtıcı malzemeler Halkla İlişkiler ve Tanıtım Müdürlüğü tarafından koordine edilir. Tanıtım Çantalarında dönem dönem kullanılacak malzemeler, depoda ki malzeme stok bilgisine göre değişiklik gösterebilir. Tanıtım Çantasında kullanılacak malzemeler Halkla İlişkiler ve Tanıtım Müdürlüğünün onayı ile belirlenir. Tanıtım malzemelerinin âdeti, EBYS üzerinden belirtilmeli ve değişiklik durumunda Halkla İlişkiler ve Tanıtım Müdürlüğü ile koordine edilmelidir.

 

KURUMSAL İLETİŞİM MÜDÜRLÜĞÜ

Kurumsal İletişim Müdürlüğü kapsamında; Grafik Tasarım, Fotoğraf & Video, Medya İlişkileri, Sosyal Medya süreçleri yönetilmektedir. Bu kapsamda;

♦Grafik Tasarım; Afiş, Davetiye, Roll-Up, Kırlangıç, Program Kitapçığı vb. hizmetler sağlanmaktadır.

Talep edilen her materyal için EBYS sistemi üzerinden Etkinlik Formunda Açık ve net şekilde bilgi paylaşmak Etkinlik Sahibinin sorumluluğundadır.

Etkinlik Talep Formunda, Afiş vb. materyallerin hazırlanabilmesi için; Afişin Başlığı, Afişe Eklenmesi İstenen Metinler, Etkinlik Yer Bilgisi, Etkinlik Tarih Bilgisi, Etkinlik Saat Bilgisi, Afiş Harici İstenen Materyaller (Örn: Yaka Kartı, Davetiye(Davetiye Metni)) yer alması gerekmektedir.

♦Fotoğraf & Video; Etkinlik sırasında fotoğraf ve videolu takip yapılabilmektedir. Her etkinlik için fotoğraf çekimi planlaması, talep edilen ve uygun görülen etkinliklerde videolu takip yapılabilir. Videolu takip konusunda Stüdyo Koordinatöründen ve öğrencilerden destek alınır.

♦Medya Koordinatörlüğü; Etkinlik kapsamında haber değeri olabilecek etkinliklerin planlaması Medya Koordinatörü tarafından yapılır. Uygun görülen haberlerin Web’e ve basına servisi Medya Koordinatörlüğü tarafından gerçekleşir. Ses getirmesi planlanan ve istenen bir etkinliğin en az 1 (bir) ay öncesinden Kurumsal İletişim’e Etkinlik Sahibi tarafından iletilip, basın, etkinlik dili ve imajı noktasında destek alınması gerekmektedir.

♦Sosyal Medya; Gerçekleşen etkinliklerin haber ve duyuru noktasında üniversitenin resmi Sosyal Medya hesaplarından destek alınabilir. Etkinlik gerçekleşmeden önce duyurusu yapılması isteniyorsa Etkinlik Talep Formunda açık ve net şekilde talep belli edilmeli. Etkinlik bittikten sonra bir haber ya da duyuru geçilmesi planlanıyorsa Kurumsal İletişim Müdürlüğü ile yazılı (kurumsaliletisim@gelisim.edu.tr) ya da sözlü iletişime geçilmeli.

 

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI & MÜTEVELLİ HEYETİ

→Bir etkinliğin gerçekleşebilmesi için planlanan bütçenin onayını Mütevelli Heyet Başkanlığı ile İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı koordine eder.

→İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Mütevelli Heyeti, Etkinlik Sahibi arasında ki koordine ve talepler Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir.

→Etkinlik kapsamında planlanan bütçenin EBYS üzerinden bütün alt kırımları ile hesaplanıp tahmini olarak talep edilen malzeme ve birimlerin (makul olan her şeyi kapsar) belirtilmesi gerekmektedir.

→Satın Alma tarafından Satın Alması gerçekleştirilemeyen malzemeler olabilir bu tür durumlarda üniversite üst yönetimi uygun görürse Etkinlik Sahibi talep ettiği malzemeleri satın alır ve üniversite adına fatura eder.

→Etkinliğe dair ikram, yemek vb. taleplere İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı & Mütevelli Heyeti tarafından olur verilir. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir.

 

SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI

→EBYS’den oluşturulan Etkinlik Düzenleme Organizasyon talep formu, organizasyon sahibi tarafından prosedüre uygun eksiksiz olarak doldurulduktan sonra, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı iş akış şemasındaki birimlere otomatik olarak iletilir.

→EBYS üzerinden Rektörlük oluru gelen her etkinliğin takibi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından gerçekleşir.

→Rektörlük oluru gelmeyen belgeler için Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı işlem gerçekleştiremez.

→Etkinlik Formu talep formlarında form üzerinde ya da EKLER’de belirtilmeyen talepleri Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı İş Akışına eklemek ile yükümlü değildir.

→Etkinlik kapsamında talep edilen ikramlıklar Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının koordinesi ile gerçekleşir.

→Etkinlik kapsamında talep edilen Yemek hizmeti Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının koordinesinde üniversitenin anlaşmalı restorandı ya da uygun görülen bir restoran da planlanır.

→Etkinlik Formunda talep edilen malzemeler yönetimin uygunluğu doğrultusunda Satın Alma birimi ile koordine edilir, en az 1 (bir) gün öncesinden Etkinlik Sahibine; Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından ulaştırılır.

→Etkinlikler kapsamında kullanılacak Simultane Tercüme desteği anlaşmalı firmalar tarafından Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından Satın Alma Birimi ile koordine edilir. Gelişim Tower Oditoryum hariç bütün mekanlara kabin kurulması gerekmektedir.

 

STRATEJİK PLANLAMA VE KALİTE GÜVENCE OFİSİ

→Etkinlikler kapsamında kullanılmak istenilen mekân / salon belirlenen konferans salonları değil ise Planlama Ofisinden amfiler, derslikler için müsait gün ve saatler alınır. Etkinlik Formunda gün, saat, blok ve yer bilgisi açık ve anlaşılır şekilde belirtilmelidir.

 

YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI

→Mekân, Soğutma / Isıtma / Havalandırma işlemleri Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığının sorumluluğundadır.

→Etkinlik mekânları ile alakalı herhangi bir kırık, hasar olması durumunda gerekli takibi ve düzeltmeyi Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı koordine eder.

 

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

→Gerçekleşmesi planlanan etkinliğin diğer kurum ve üniversitelere duyurusunun paylaşılması EBYS üzerinden Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından gerçekleşir.

Bir etkinliğin diğer kurumlara EBYS üzerinden duyurusunun geçebilmesi için;

 

Bir Öğrenci Kulübünüz varsa, bölüm kapsamında ya da ders kapsamında bir etkinlik gerçekleştirmek istiyorsanız aşağıda ki adımları izlemeniz yeterli olacak. 

→Danışman hocanla ya da Etkinlik Sahibi olarak EBYS sistemine giriş yap,

→FORMLAR sekmesinde ETKİNLİK FORMLARI kırımından ‘’Etkinlik Düzenleme Formu / Öğrenci Kulübü Etkinlik Düzenleme Formu / Ders Etkinlik Düzenleme Formu’’ sekmelerinden ilgili olanı seç,

→Belge Paraf Makamını Akademik kadroysa; Müdür / Dekan, İdari Kadro ise; Birim Müdürünü seçmelisiniz,

→Belge Konusuna Etkinliğin hakkında çok kısa bir slogan yaz,

→Belge Dosya Planına;  Bilimsel ve Kültürel Toplantılar ‘dan ilgili olanı seç,

→EK ÜST VERİ kısmına geldiğimizde etkinliğimizi açıklayacağımız kısım karşımızda olacak. Bu nedenle bütün kısımların eksiksiz, tam ve net şekilde doldurulması gerekmekte. Ayrıca yazım kurallarına da dikkat etmeyi unutmayalım.  Bir etkinliğin sorunsuz gerçekleşmesi için belge üzerinden bütün detayları öğrenebilmemiz gerekir. 

→Etkinliğini daha değerli kılmak istiyorsan EK ÜST VERİ bana yetmez diye düşünebilirsin; bu tür durumlar için EKLER sekmesinden proje dosyanı tüm detayları ile bekliyoruz! Yine de EK ÜST VERİ kırımını doldurmayı atlamamalısın. 

→Bütün kırımları doldurduktan sonra; ‘’İmzasız Kaydet & Gönder’’ ya da ‘’İmzala & Gönder’’ ‘i seçmen belgenin bize ulaşması için yeterli olacaktır. 

►UNUTMA: Belgeni takip etmek tamamen senin sorumluluğunda bu nedenle belgeni düzenli olarak sistemden takip etmeli ve Rektörlük tarafından imzalandıktan sonra Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile birlikte etkinliğin gerçekleşebilmesi için beraber hareket etmelisin.

►Belgeni Nasıl Takip Edersin?

♦EBYS’den BELGE TAKİP sekmesinden İmza Onay Bekleyen Belgelerim’den Sorgula’dığında belgen karşına çıkacak.

♦ROTA BİLGİSİ’nden belgenin kimde imzada olduğunu görebilirsin.

►Nelere Dikkat Etmeliyim?

♦Bir etkinliği gerçekleştirebilmek için en az 15 gün öncesinden sisteme Etkinlik Formunun girişini yapmalısın. 

♦MAALESEF  15 gün önce girişi olmayan formları takvimimize işleyemiyoruz!

♦Bütün ayrıntıları düşünmeli ve sisteme tüm detaylarla birlikte giriş yapmalısın. Formda yer almayan detaylar için sonradan işlem yapmamız çok zor…

♦Aklına takılan her şey için bize sksdb@gelisim.edu.tr üzerinden sorularını yöneltebilirsin.