SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI

Bir Öğrenci Kulübünüz varsa, bölüm kapsamında ya da ders kapsamında bir etkinlik gerçekleştirmek istiyorsanız aşağıda ki adımları izlemeniz yeterli olacak. smiley

Danışman hocanla ya da Etkinlik Sahibi olarak EBYS sistemine giriş yap,

FORMLAR sekmesinde ETKİNLİK FORMLARI kırımından ‘’Etkinlik Düzenleme Formu / Öğrenci Kulübü Etkinlik Düzenleme Formu / Ders Etkinlik Düzenleme Formu’’ sekmelerinden ilgili olanı seç,

Belge Paraf Makamını Akademik kadroysa; Müdür / Dekan, İdari Kadro ise; Birim Müdürünü seçmelisiniz,

Belge Konusuna Etkinliğin hakkında çok kısa bir slogan yaz,

Belge Dosya Planına;  Bilimsel ve Kültürel Toplantılar ‘dan ilgili olanı seç,

EK ÜST VERİ kısmına geldiğimizde etkinliğimizi açıklayacağımız kısım karşımızda olacak. Bu nedenle bütün kısımların eksiksiz, tam ve net şekilde doldurulması gerekmekte. Ayrıca yazım kurallarına da dikkat etmeyi unutmayalım. yes Bir etkinliğin sorunsuz gerçekleşmesi için belge üzerinden bütün detayları öğrenebilmemiz gerekir. 

Etkinliğini daha değerli kılmak istiyorsan EK ÜST VERİ bana yetmez diye düşünebilirsin; bu tür durumlar için EKLER sekmesinden proje dosyanı tüm detayları ile bekliyoruz! Yine de EK ÜST VERİ kırımını doldurmayı atlamamalısın. yes

Bütün kırımları doldurduktan sonra; ‘’İmzasız Kaydet & Gönder’’ ya da ‘’İmzala & Gönder’’ ‘i seçmen belgenin bize ulaşması için yeterli olacaktır. heart

UNUTMA: Belgeni takip etmek tamamen senin sorumluluğunda bu nedenle belgeni düzenli olarak sistemden takip etmeli ve Rektörlük tarafından imzalandıktan sonra Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile birlikte etkinliğin gerçekleşebilmesi için beraber hareket etmelisin.

Belgeni Nasıl Takip Edersin?

EBYS’den BELGE TAKİP sekmesinden İmza Onay Bekleyen Belgelerim’den Sorgula’dığında belgen karşına çıkacak.

ROTA BİLGİSİ’nden belgenin kimde imzada olduğunu görebilirsin.

Nelere Dikkat Etmeliyim?

Bir etkinliği gerçekleştirebilmek için en az 15 gün öncesinden sisteme Etkinlik Formunun girişini yapmalısın. angel

MAALESEF indecision 15 gün önce girişi olmayan formları takvimimize işleyemiyoruz!

Bütün ayrıntıları düşünmeli ve sisteme tüm detaylarla birlikte giriş yapmalısın. Formda yer almayan detaylar için sonradan işlem yapmamız çok zor…

Aklına takılan her şey için bize sksdb@gelisim.edu.tr üzerinden sorularını yöneltebilirsin.


ETKİNLİK SAHİBİ: Etkinliği, organizasyonu planlayan kişi ya da kişilerdir.

Etkinlik Planlamasından sonra ki aşama etkinliği uygulama kısmıdır.

Bir etkinliğin uygulana bilmesi için ilk adım etkinliğin Rektörlük tarafından onayının alınmasıdır. Bunun için etkinliğin planlanmış dosya sunumunun EBYS üzerinden sisteme; açık, anlaşılır ve tüm taleplerin belirtildiği şekilde işlenmesi gerekir.

Gerekli izinler alındıktan sonra Etkinlik Sahibi talebini kontrol etmelidir. Kontrol kısmında Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile koordineli gitmelidir.

Birimler Arası İş Akışı;

İstanbul Gelişim Üniversitesi bünyesinde bir etkinliğin gerçekleşebilmesi için EBYS üzerinden resmi izinlerin alınması Etkinlik Sahibinin sorumluluğundadır.

Etkinlik Organizasyon Talep Formu / EBYS sistemi üzerinden Etkinlik Sahibi tarafından oluşturulur.

Öğrenci Kulübü Etkinlik Talep Formu / Danışman hoca tarafından EBYS sistemi üzerinden oluşturulur.

Ders Etkinlik Talep Formu / EBYS sistemi üzerinden Etkinlik Sahibi tarafından oluşturulur.

Etkinlik Sahibi tarafından; Davet / Duyurum yapılması koordine edilir.

Etkinlik Sahibi tarafından; Davetiye, poster, yaka kartları, konuşma kartları, vb. gibi hazırlıkları ilgili birim ile koordine eder.

Etkinlik Sahibi tarafından; Sosyal içerikleri programların hazırlanması. Etkinlik kapsamında sosyal aktiviteler planlanacaksa ve etkinlik bütçeli ise planlanan gezi etkinlik sahibi tarafından koordine edilir. Etkinlik bütçeli değilse planlanan sosyal aktiviteler Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’nın Dış Paydaşlarında yer alan kurumlar doğrultusunda organize edilir ve bütçe hesaplanması Mütevelli Heyetinin oluruna tabi tutulur.

Oturma düzeni, protokol düzeni gibi detaylar Etkinlik Sahibi tarafından koordine edilir.

 

BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI

Etkinlik mekânında ki teknik donanımlar;

Ses

Mikrofon; Yaka, El, Masa, Kürsü

Işık

Görüntü / Projeksiyon / Elektronik Kürsü, Totem Led Ekranlar 

Laptop

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir.

Etkinlik kapsamında Projeksiyona, Elektronik Kürsüye ya da Totem Led Ekranlara uygulanacak görseller en az 1 (bir) iş günü öncesinden Bilgi İşlem Daire Başkanlığına mail ( bim@gelisim.edu.tr ) geçilmelidir.

Etkinlikler kapsamında Skype vb. gibi yazılımlar gibi teknik donanım gerektiren etkinlik içerikleri için en az 1 (bir) hafta öncesinden Bilgi İşlem Daire Başkanlığına yazılı ya da sözlü bilgi geçilmelidir.

Etkinlikler kapsamında kullanılacak Simultane Tercüme desteği anlaşmalı firmalar tarafından Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından Satın Alma ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile koordine edilir. Gelişim Tower Oditoryum hariç bütün mekanlara kabin kurulması gerekmektedir.

Etkinliklerin teknik takibinin yapılması Bilgi İşlem Daire Başkanlığının sorumluluğundadır.

 

DESTEK HİZMETLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI

Etkinlik için planlanan Ring Hizmeti Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir. Belirtilen saatlerde, Belirtilen Kişi Sayısında Mustafa Kemal Paşa Metrobüs Durağından Fakültelere servis imkânı Rektörlük oluru doğrultusunda gerçekleştirilebilir.

Etkinliklerde Kurumdan Kurum Dışına; Otellere, Hava Limanı vs. gibi Ring Hizmetleri Rektörlük oluru doğrultusunda Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir.

Etkinlik misafirlerinin Fakültelere ulaşımı konusunda; Rektörlük olurundan sonra araç, şoför müsaitliği doğrultusunda Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir. Misafirlerin ulaşımı konusunda; kişi sayısı, kişi bilgisi, adres ve iletişim bilgileri Etkinlik Sahibi tarafından koordine edilir ve Destek Hizmetlerine sunulmalıdır.

Etkinlik ile alalı mekân / alan temizliği, kullanılan materyallerin temizliği, Destek Hizmetleri Daire Başkanlığının sorumluluğundadır.

Etkinlik alanında bulunması gereken Su Sebili, Koltuk, Masa, Sandalye, Masa Örtüsü gibi demirbaşlar Destek Hizmetleri tarafından koordine edilir.

Etkinlik İkram talepleri Destek Hizmetleri Tarafından organize edilir. Etkinlikte talep edilen; Soğuk / Sıcak İçecekler, İkramlar ve taleplerin saatlerine uyma Destek Hizmetlerinin koordinesi ile gerçekleşir.

Etkinlik kapsamında mekâna / alana taşınacak her türlü malzemeler Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir.

Etkinlikte olabilecek güvenlik önemleri ve fakültelere Giriş yapacak misafirlerin bilgileri Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından Güvenlik Birimine iletilir.

 

GENEL SEKRETERLİK

Gerçekleşmesi planlanan etkinlikler de İdari ve Akademik kısımda ki iş ortaklığı / köprü görevi Genel Sekreterlik koordinesi ile gerçekleşir.

Talepte bulunulan etkinliğin idari olarak olumlu / olumsuz taraflarını Genel Sekreterlik planlar ve ilgili idari birimlerden sonra ilk onay merciidir.

 

GÜVENLİK BÜRO AMİRLİĞİ

Güvenlik Büro Amirliği, Haftalık olarak gerçekleşen etkinliklerin takibi yapmak ile yükümlüdür.

Etkinlik kapsamında kurum içerisine, kurum dışından giriş yapacak misafirlerin bilgileri en az 1 (bir) gün öncesinden Güvenlik Büro Amirliğine bildirilmelidir.

Etkinlik kapsamında olası güvenlik sorunları ile alakalı Güvenlik Büro Amirliği bilgilendirilmelidir.

 

HALKLA İLİŞKİLER VE TANITIM MÜDÜRLÜĞÜ

Salon Rezervasyon işlemleri EBYS Etkinlik Formu prosesinde Rektörlük oluru doğrultusunda Halkla İlişkiler ve Tanıtım Müdürlüğü tarafından Google Takvimde ilgili birimlere açık şekilde tayin edilir.

Ulaşımın ve konaklamanın koordine edilmesi/planlanması

Şehirlerarası, Uluslararası, Şehir İçi, transfer işlemleri Rektörlük oluruna tabi tutulur. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı koordinesinde Satın Alma Birimi tarafından organize edilir. Etkinlik gerçekleşmeden en az 15 gün öncesinde transferin ve etkinliğin detaylarının yer aldığı Etkinlik Düzenleme Formu EBYS’den oluşturulur. Formda Misafir nereden, ne zaman hangi transfer yolu ile ulaşımı sağlanacak, bilgileri eksiksiz ve detaylı şekilde bildirilmeli. Misafir yurt dışından geliyorsa Pasaportunun ön yüzünün fotoğrafı EKLER’de paylaşılmalı. Ulaşımı sağlanacak her misafirin TC Kimlik Numarası, Misafirin İletişim Bilgileri ve İsim Soy isim ile birlikte formda yer almalı.

Konaklamanın Koordine edilmesi/planlanması Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının koordinesi ile Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü tarafından organize edilir. Konaklama otel bilgisi üniversitenin anlaşmalı olan dış paydaşı ile organize edilir. İstanbul Gelişim Üniversitesi konaklama yerinin değişmesi hakkını saklı tutar.
Konaklama yapacak misafirlerin İsim, Soy isim, İletişim Bilgileri, TC Kimlik Numarası, formda açıkça yer almalı, misafir otele ne zaman giriş yapacak / ne zaman çıkış yapacak açıkça belli edilmelidir.

Etkinlikte misafirlere verilecek olan üniversiteyi tanıtıcı malzemeler Halkla İlişkiler ve Tanıtım Müdürlüğü tarafından koordine edilir. Tanıtım Çantalarında dönem dönem kullanılacak malzemeler, depoda ki malzeme stok bilgisine göre değişiklik gösterebilir. Tanıtım Çantasında kullanılacak malzemeler Halkla İlişkiler ve Tanıtım Müdürlüğünün onayı ile belirlenir. Tanıtım malzemelerinin âdeti, EBYS üzerinden belirtilmeli ve değişiklik durumunda Halkla İlişkiler ve Tanıtım Müdürlüğü ile koordine edilmelidir.

 

KURUMSAL İLETİŞİM MÜDÜRLÜĞÜ

Kurumsal İletişim Müdürlüğü kapsamında; Grafik Tasarım, Fotoğraf & Video, Medya İlişkileri, Sosyal Medya süreçleri yönetilmektedir. Bu kapsamda;

Grafik Tasarım; Afiş, Davetiye, Roll-Up, Kırlangıç, Program Kitapçığı vb. hizmetler sağlanmaktadır.

Talep edilen her materyal için EBYS sistemi üzerinden Etkinlik Formunda Açık ve net şekilde bilgi paylaşmak Etkinlik Sahibinin sorumluluğundadır.

Etkinlik Talep Formunda, Afiş vb. materyallerin hazırlanabilmesi için; Afişin Başlığı, Afişe Eklenmesi İstenen Metinler, Etkinlik Yer Bilgisi, Etkinlik Tarih Bilgisi, Etkinlik Saat Bilgisi, Afiş Harici İstenen Materyaller (Örn: Yaka Kartı, Davetiye(Davetiye Metni)) yer alması gerekmektedir.

Fotoğraf & Video; Etkinlik sırasında fotoğraf ve videolu takip yapılabilmektedir. Her etkinlik için fotoğraf çekimi planlaması, talep edilen ve uygun görülen etkinliklerde videolu takip yapılabilir. Videolu takip konusunda Stüdyo Koordinatöründen ve öğrencilerden destek alınır.

Medya Koordinatörlüğü; Etkinlik kapsamında haber değeri olabilecek etkinliklerin planlaması Medya Koordinatörü tarafından yapılır. Uygun görülen haberlerin Web’e ve basına servisi Medya Koordinatörlüğü tarafından gerçekleşir. Ses getirmesi planlanan ve istenen bir etkinliğin en az 1 (bir) ay öncesinden Kurumsal İletişim’e Etkinlik Sahibi tarafından iletilip, basın, etkinlik dili ve imajı noktasında destek alınması gerekmektedir.

Sosyal Medya; Gerçekleşen etkinliklerin haber ve duyuru noktasında üniversitenin resmi Sosyal Medya hesaplarından destek alınabilir. Etkinlik gerçekleşmeden önce duyurusu yapılması isteniyorsa Etkinlik Talep Formunda açık ve net şekilde talep belli edilmeli. Etkinlik bittikten sonra bir haber ya da duyuru geçilmesi planlanıyorsa Kurumsal İletişim Müdürlüğü ile yazılı (kurumsaliletisim@gelisim.edu.tr) ya da sözlü iletişime geçilmeli.

 

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI & MÜTEVELLİ HEYETİ

Bir etkinliğin gerçekleşebilmesi için planlanan bütçenin onayını Mütevelli Heyet Başkanlığı ile İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı koordine eder.

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Mütevelli Heyeti, Etkinlik Sahibi arasında ki koordine ve talepler Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir.

Etkinlik kapsamında planlanan bütçenin EBYS üzerinden bütün alt kırımları ile hesaplanıp tahmini olarak talep edilen malzeme ve birimlerin (makul olan her şeyi kapsar) belirtilmesi gerekmektedir.

Satın Alma tarafından Satın Alması gerçekleştirilemeyen malzemeler olabilir bu tür durumlarda üniversite üst yönetimi uygun görürse Etkinlik Sahibi talep ettiği malzemeleri satın alır ve üniversite adına fatura eder.

Etkinliğe dair ikram, yemek vb. taleplere İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı & Mütevelli Heyeti tarafından olur verilir. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından koordine edilir.

 

SAĞLIK, KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI

EBYS’den oluşturulan Etkinlik Düzenleme Organizasyon talep formu, organizasyon sahibi tarafından prosedüre uygun eksiksiz olarak doldurulduktan sonra, Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı iş akış şemasındaki birimlere otomatik olarak iletilir.

EBYS üzerinden Rektörlük oluru gelen her etkinliğin takibi Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından gerçekleşir.

Rektörlük oluru gelmeyen belgeler için Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı işlem gerçekleştiremez.

Etkinlik Formu talep formlarında form üzerinde ya da EKLER’de belirtilmeyen talepleri Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı İş Akışına eklemek ile yükümlü değildir.

Etkinlik kapsamında talep edilen ikramlıklar Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının koordinesi ile gerçekleşir.

Etkinlik kapsamında talep edilen Yemek hizmeti Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığının koordinesinde üniversitenin anlaşmalı restorandı ya da uygun görülen bir restoran da planlanır.

Etkinlik Formunda talep edilen malzemeler yönetimin uygunluğu doğrultusunda Satın Alma birimi ile koordine edilir, en az 1 (bir) gün öncesinden Etkinlik Sahibine; Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından ulaştırılır.

 

STRATEJİK PLANLAMA VE KALİTE GÜVENCE OFİSİ

Etkinlikler kapsamında kullanılmak istenilen mekân / salon belirlenen konferans salonları değil ise Planlama Ofisinden amfiler, derslikler için müsait gün ve saatler alınır. Etkinlik Formunda gün, saat, blok ve yer bilgisi açık ve anlaşılır şekilde belirtilmelidir.

 

YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI

Mekân, Soğutma / Isıtma / Havalandırma işlemleri Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığının sorumluluğundadır.

Etkinlik mekânları ile alakalı herhangi bir kırık, hasar olması durumunda gerekli takibi ve düzeltmeyi Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı koordine eder.

 

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

Gerçekleşmesi planlanan etkinliğin diğer kurum ve üniversitelere duyurusunun paylaşılması EBYS üzerinden Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından gerçekleşir.

Bir etkinliğin diğer kurumlara EBYS üzerinden duyurusunun geçebilmesi için;

Gerçekleşmesi planlanan etkinliğin diğer kurum ve üniversitelere duyurusunun paylaşılması EBYS üzerinden Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından gerçekleşir.
Bir etkinliğin diğer kurumlara EBYS üzerinden duyurusunun geçebilmesi için öncelikle etkinliğin Rektörlük onaylı olması gerekmektedir.
Rektörlük oluru gelen etkinlikler için, Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde ilgili kurum ve kuruluşlara EBYS üzerinden duyuru yazısı hazırlanır.
Hazırlanan duyuru yazısını Genel Sekreter Yardımcısı, Genel Sekreter paraflar, Rektör imzalar.
İmzalanan yazının duyurulma işlemi, Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından KEP, e-mail veya posta yolu ile gönderilmesiyle gerçekleşir.

 


Yeni kulüp açmak için gerekli olan evraklar nelerdir?

Yeni açılmak istenen kulübün faaliyet alanı, daha önce kurulmuş faal bir kulüple benzer olmamalı.
 Kulüp açma başvuruları her akademik yılın başlangıç tarihinden itibaren dört hafta içerisinde tamamlanıyor. (Elini çabuk tutmalısınlaugh)
⇒Öğrenci Kulüp başvuruları yapılırken dönem içerisinde gerçekleştirmeyi planladığın etkinliklerin tarih aralıklarıyla birlikte ön görüp rapor halinde sunman gerekir.
⇒Yönetiminde bulunacak her arkadaşının öğrenci belgesinin ayrıca eklenmesi gerekiyor. Öğrenci Belgesini E-Devletten de alabilirsiniz.
⇒Maalesef, Meslek Yüksek Okulu 2. sınıf öğrencileri ve Fakülteler / Yüksek Okullar 4. sınıf öğrencileri kulüp kuramaz ve kulüp yönetiminde bulunamaz.
EN FAZLA; Bir Öğrenci Kulübü kurabilir ve bir Öğrenci Kulübünün Yönetiminde bulunabilirsin.
Kulüp açmak için gerekli olan evraklar Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ana sayfamızda yer almaktadır. 

NOT: Evrakların eksiksiz olarak doldurulup Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’na teslim edilmesi gerekmektedir.           

İLGİLİ DÖKÜMAN İSİMLERİ:
- Kulüp Amblemi
- Kulüp Açma Tüzüğü
- Kulüp Kurucu Üye Bildirim Formu
- Danışman Hoca Bilgileri
- Üniversite Kulüp Tüzüğü
- Üniversite Kulüpler Yönelgesi
- Üyelik Formu
- Faaliyet Planı Bildirim Formu
- Etkinlik Raporu
- Etkinlik Talep Formu